- ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΠΕΛΑΤΗ – ΑΝΑΓΚΗΣ
Η Ελίτ Στρωμ ΑΒΕΕ είναι βιομηχανία στρωμάτων και το εργοστάσιο της είναι στο Σχηματάρι Βοιωτίας.
Έχει 16 υποκαταστήματα λιανικής σε όλη την Ελλάδα τα οποία επιβλέπουν 3 area manager. Επίσης έχει και 3 πωλητές οι οποίοι ασχολούνται με τις χονδρικές πωλήσεις της εταιρείας (δίκτυο, συνεργάτες κτλ.). Υπήρχε λοιπόν μεγάλη ανάγκη να βελτιώσουν το σύστημα των προσφορών, των παραγγελιών και της επικοινωνίας των υποκ/των και των πωλητών με το εργοστάσιο.
Σε συνεργασία λοιπόν με τους area manager σχεδιάσαμε και υλοποιήσαμε ένα σύστημα καταχώρησης online των παραγγελιών στο Erp από όλα τα sites καθώς επίσης και αυτοματοποίησης της επικοινωνίας με το εργοστάσιο.
Μέχρι εκείνη την στιγμή το κάθε υποκατάστημα δούλευε με αρχεία excel τα οποία συντηρούσε τοπικά και έστελνε τις παραγγελίες του με ένα email στο εργοστάσιο. Εκεί οι υπεύθυνοι τις καταχωρούσαν στο σύστημα και όποια επικοινωνία χρειάζονταν γίνονταν με email ή τηλέφωνα με τα υπόλοιπα μέρη.
Αυτό δημιουργούσε αρκετά μεγάλες δυσκολίες στην ενημέρωση των πωλητών για την εξέλιξη των παραγγελιών τους και κατ’ επέκταση και στην ενημέρωση των πελατών της Ελίτ Στρωμ.
Επίσης όπως γίνεται αντιληπτό το κάθε υποκ/μα, αλλά και ο κάθε πωλητής λειτουργούσε κάπως αυτόνομα με αποτέλεσμα να υπάρχουν διαφορετικές υλοποιήσεις για παρόμοια θέματα.
Σκοπός λοιπόν ήταν να δημιουργήσουμε ένα ενιαίο περιβάλλον, με συγκριμένες προδιαγραφές, ούτως ώστε όλα τα μέλη της εταιρείας να λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο και να βοηθήσουμε στην αποφυγή λαθών.
ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ
Για να γίνει αυτό χρησιμοποιήσαμε τις δυνατότητες του Atlantis Erp της εταιρείας σε συνδυασμό με την σύνδεση όλων των εξωτερικών χρηστών μέσω VPN με το εργοστάσιο.
Καταγράφοντας τις διαδικασίες των πωλητών, διαμορφώσαμε τις οθόνες και την γραμμογράφηση των παραστατικών, ούτως ώστε να καλύπτουν όλες τις πιθανές περιπτώσεις που αντιμετωπίζουν τα υποκ/τα σε καθημερινή βάση. Χρησιμοποιώντας το Module ‘Work Flow’ του Atlantis Erp δημιουργήσαμε διαδικασία, η οποία κατά την καταχώρηση της παραγγελίας στο σύστημα από τους χρήστες, αποστέλλει αυτόματα ενημερωτικό email σε προκαθορισμένες διευθύνσεις στο εργοστάσιο.
Ενημερώσαμε τους τιμοκαταλόγους λιανικής καθώς επίσης φτιάξαμε σύνθετα είδη με τα συστατικά τους όπου αυτό χρειάζονταν.
Χρησιμοποιώντας το Module ‘Work Flow’ του Atlantis Erp δημιουργήσαμε διαδικασία, η οποία κατά την καταχώρηση της παραγγελίας στο σύστημα από τους χρήστες, αποστέλλει αυτόματα ενημερωτικό email σε προκαθορισμένες διευθύνσεις στο εργοστάσιο.
Εκπαιδεύσαμε όλους τους χρήστες on-site και κάτω από πραγματικές συνθήκες. Το έργο λειτούργησε πιλοτικά σε δύο υποκ/τα με αρκετά μεγάλη κίνηση ούτως ώστε να γίνει και τα τελικό fine tuning. Σταδιακά προχωρήσαμε σε όλα τα υποκ/τα σε όλη την Ελλάδα καθώς επίσης και στους πωλητές χονδρικής.
ΟΦΕΛΗ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ ΕΡΓΟΥ
• Όλοι οι χρήστες λειτουργούν το ίδιο και με συγκεκριμένες διαδικασίες στην δημιουργία προσφορών -παραγγελιών.
• Αποφυγή λαθών στην συμπλήρωση τιμών και χαρακτηριστικών των ειδών.
• Είναι όλοι συμμέτοχοι και έχουν την δυνατότητα παρακολούθησης της εξέλιξής των παραγγελιών τους.
• Δυνατότητα διεξαγωγής στατιστικών απόδοσης. (Προσφορές που έγιναν παραγγελίες.)
• Μείωση όγκου εργασίας (data entry) των back office users.
• Άμεση ενημέρωση του Erp συστήματος.
• Βελτίωση της επικοινωνίας των καταστημάτων με το εργοστάσιο.
• Βελτίωση της επικοινωνίας των πωλητών με τους πελάτες της Ελίτ Στρωμ άρα και βελτίωση της εικόνας της εταιρείας προς το πελατολόγιο της.
Το σύστημα έγινε αποδεκτό από όλους σε πολύ μικρό χρονικό διάστημα. Οι αναφορές που λάβαμε από τους χρήστες ήταν πολύ θετικές. Ολοκληρώνοντας θα ήθελα να τονίσω ότι αυτή τη στιγμή το σύστημα έχει εξελιχθεί τόσο που διακόψαμε την αυτόματη αποστολή email από τα καταστήματα στο εργοστάσιο.
Χαρίτος Ιωάννης
Σύμβουλος Μηχανογράφησης